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[Manufacturing PMI] Utilisation des commandes contrat (1/2)

Utilisation des commandes contrat

Sur Manufacturing PMI, il est possible d’enregistrer des commandes de type « contrat ». Contrairement aux commandes habituelles, les commandes contrat servent à gérer les différents contrats que vous pouvez avoir avec vos clients (SAV, maintenance, location, …) et à générer automatiquement des factures selon la récurrence spécifiée.
Sur ce billet de blog, notre exemple sera la location d’équipement durant une période donnée.

1 – Saisie d’une commande contrat : 
Les contrats sont saisis comme des commandes classiques mais avec un code document « M ». Ils fournissent le type de prestation, le prix et la première date d’échéance prévue dans la zone « délai d’expédition en jours ».

Chaque fois que le programme génère une nouvelle facture, il incrémente automatiquement cette date d’un mois, d’un trimestre, d’un semestre ou d’une année afin de la positionner au terme suivant.
On peut modifier ou supprimer des contrats à tout moment.

Pour accéder à la saisie des commandes contrats, il faut aller dans SAV, Contrats, Commande contrat.
Attention ; lors de la première saisie d’une commande contrat, il est nécessaire de choisir les colonnes que l’on souhaite afficher en paramétrant le modèle de saisie via le « bonhomme DDE ».
Dans la fenêtre de saisie de commande contrat :
Vous devez :
  • Saisir le code article vendu (il est possible de créer plusieurs articles différents pour gérer des prix, des libellés, …. différents).
  • La quantité
  • Le prix du loyer de location dans PU Brut
  • Le délai d’expédition qui sera pris en compte comme la date de début de contrat

A la validation de la ligne, une fenêtre spécifique aux commandes contrat apparaît :

Dans cette fenêtre, il faudra :
  • Saisir la date de début de contrat et de fin de contrat prévu.
  • Le temps de réponse peut être renseigné si vous vous engagez à répondre aux demandes clients en un temps donné. Ce ne sera pas utile dans notre exemple de location de matériel.
  • Périodicité facturation : Une facture contrat sera à émettre à chaque période (1 pour une facturation mensuelle, 3 pour une facturation trimestrielle, 12 pour une facturation annuelle, …)
  • Périodicité renouvellement : période standard d’un renouvellement. Le libellé de la facturation dépend de cette périodicité (voir 3ème partie : édition des factures).
  • Facturation après intervention : La facturation doit-elle avoir lieu après des interventions (ex : maintenance préventive) ou périodiquement ?
Une fois le paramétrage du contrat fait vous pouvez générer les factures liées au contrat.
2 – Génération des commandes contrat : 
Il faudra aller dans la fenêtre de génération de factures SAV (SAV/Contrats/Génération des factures SAV) :
La fenêtre suivante apparaît :
Vous devez :
  • Saisir le mois d’échéance de votre ou vos factures contrat. Dans notre exemple, c’est le mois d’août 2015 car aucune facture n’a été générée pour ce mois-ci dans notre période de contrat.
  • Cliquer sur le bouton liste (F3) pour visualiser les contrats à facturer pour le mois d’échéance saisi :
Nous retrouvons bien le contrat généré automatique pour la période d’échéance saisie (commande contrat numéro 37).
  • Vous pouvez cocher ou décocher les factures à générer à l’aide de la coche sur la colonne la plus à gauche de l’écran. Exemple : la commande contrat 36 n’aura pas de facture générée.
  • Vous devez valider avec le bouton vert (ou F2) pour générer la (ou les) facture contrat
  • Et répondre « Oui » à la question suivante :
Une fois la facture générée il ne vous reste plus qu’à imprimer la facture et l’envoyer au client.
3 – Edition de la facture : 
La facture s’édite d’une façon classique :
Vous pouvez, comme pour une facture standard, faire votre sélection en fonction du tiers ou du numéro de Bon (numéro de la commande contrat) pour retrouver votre facture à éditer :
Dans cet exemple, on utilisera le numéro de bon. On imprime :
Sur le document je retrouve bien le libellé correspondant à ma période de facturation.
Nous avons ainsi réussi à créer une commande contrat ainsi que la première facture correspondant à ce contrat. Nous verrons dans le prochain billet de blog comment générer les factures contrat suivantes et comment gérer le renouvellement du contrat.

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